CenterOne Group B.V. (hierna: Center) biedt als onderdeel van de Decos Technology Group verschillende softwaregerelareerde diensten aan bedoeld voor (semi)overheden, zakelijke dienstverlening, het onderwijs en de zorgsector. Deze privacy- en cookieverklaring is van toepassing op de volgende websites:

• https://www.decos.com / https://careers.decos.com
• https://www.doclogic.nl
• https://www.centerone.nl
• https://joinsupport.decos.com
• https://www.fixi.nl
• https://decoscloud.com

Wij geven per website aan welke persoonsgegevens wij verwerken en wat we daarmee doen. Let wel: in het kader van de dienstverlening die wij aanbieden, kunnen wij ook aangemerkt worden als verwerker. Deze privacy- en cookieverklaring is enkel van toepassing op verwerkingen die wij verwerken in de rol van verwerkingsverantwoordelijke. Ben jij benieuwd naar wat voor persoonsgegevens wij van jou in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke verwerken? Raadpleeg dan de privacy- en cookieverklaring van desbetreffende organisatie/instantie.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Jouw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij jouw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van jouw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van jouw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij jouw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van jou. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van jou verkrijgen, met welke doel wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als je vragen hebt of wilt weten wat we precies van jou bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

ALGEMEEN

Contact en klachtafhandeling

Wanneer je ons een e-mailbericht stuurt, een supportticket aanmaakt (waaronder feedback), ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, dan ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke contactinformatie (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door jou verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van jouw klacht. We bewaren deze informatie zo lang als dat nodig is voor dit contact omdat we er zeker van willen zijn dat we jouw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Account aanmaken

Het is mogelijk om in het kader van onze dienstverlening een account aan te maken. Aan de hand van je account kun je onder andere tickets indienen als je een vraag, opmerking of feedback hebt. Wij hebben gegevens van je nodig om een account voor je aan te maken (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens
• Naam
• Bedrijfsnaam (indien je vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer)
• IP-adres

DECOS.COM / CAREERS.DECOS.COM / DOCLOGIC.NL / CENTERONE.NL

Referenties

Op onze website presenteren wij verschillende referenties van onze medewerkers en klanten. Wij proberen je op deze manier een volledig beeld te geven van onze dienstverlening. Wij verwerken deze gegevens op basis van toestemming van de recensenten. Deze toestemming kan te allen tijde gemakkelijk weer ingetrokken worden door contact met ons op te nemen via de contactgegevens die onderaan deze verklaring te vinden zijn.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam van de recensent
• Naam van de organisatie waar de recensent werkzaam is
• Eventueel foto’s verstrekt door de organisatie/recensent
• Eventuele persoonsgegevens als inhoud van het bericht

Wij hebben deze gegevens nodig om de referentie te beoordelen en te verwerken op de website. Wij bewaren de gegevens totdat je je toestemming intrekt voor het publiceren van het bericht.

Nieuwsbrieven

Via onze website kun je je aanmelden voor verschillende nieuwsbrieven van Decos (toestemming). Wij versturen per e-mail verschillende nieuwsbrieven met daarin productontwikkelingen, evenementen en andere relevante berichten van Decos. Verder kunnen wij op basis van jouw voorkeur gepersonaliseerde berichten versturen mocht je dat willen. De frequentie is afhankelijk van de soort nieuwsbrieven waar je je voor aanmeldt.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Organisatie
• Jouw rol binnen je organisatie
• Voorkeur voor bepaalde nieuwsbrieven

Wij bewaren jouw gegevens totdat je je uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Aanvragen demo

Mocht je meer willen weten over onze dienstverlening of producten, dan kun je online een demo-aanvraag indienen via ons aanmeldformulier. We hebben enkele persoonsgegevens van jou nodig om jouw verzoek in behandeling te nemen. Wij verwerken deze gegevens ter uitvoering van de door jouw gegeven opdracht.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• IP-adres

Aanmelden voor webinar

Wij bieden ook regelmatig webinars aan waarvoor je je kunt aanmelden. Om je aanmelding te verwerken, hebben wij bepaalde persoonsgegevens van je nodig (uitvoering overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Functie

Werken bij Decos

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij jouw persoonsgegevens om jouw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• NAW-gegevens
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Werkervaring
• Opleidingsniveau
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met jouw sollicitatie

Jouw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 4 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met jou kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we jou op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt jouw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij jouw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op jouw naam via Google, en jouw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met jou besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit bij ons aangeven op het moment dat je solliciteert.

FIXI

Fixi.nl

Wij bieden een applicatie genaamd Fixi aan om meldingen te doen die betrekking hebben op de openbare ruimte. Indien de opdrachtgever ons de opdracht heeft gegeven, sturen wij de melding door en is de opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke voor jouw gegevens. Indien de melding ziet op een regio waar wij geen opdracht voor hebben gekregen, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking. Wij verwerken de gegevens op basis van de opdracht die je ons hebt gegeven om de melding door te sturen naar de juiste instantie (uitvoering van de overeenkomst). De instantie is in dat geval ook zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Adres (optioneel)
• Locatie van de melding
• Toelichting op de locatie
• Omschrijving van de melding
• Foto’s
• E-mailadres en/of telefoonnummer

Afhankelijk van de locatie is het ook mogelijk om meldingen anoniem te maken.

Applicatie

Wij bieden een mobiele applicatie aan via de App Store en Google Play. Via de app kun je gebruik maken van onze dienstverlening (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Inloggegevens
• Apple ID
• Google Play account
• Locatiegegevens

DECOSCLOUD.COM

Wij bieden een SaaS-platform aan dat de processen en workflows voor organisaties faciliteert. De organisatie heeft de mogelijkheid om een (gast)gebruikersaccount op het platform aan te maken. Dit gebeurt in opdracht van de organisatie. Voor meer informatie over de verwerking van je gegevens kun je de privacyverklaring van desbetreffende organisatie raadplegen.

Wanneer kunnen we jouw persoonsgegevens delen met derden?

Decos deelt jouw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Het kan voorkomen dat wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Hostingpartijen
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners en incassobureaus
• Postorderbedrijven
• Overheidsdiensten (o.a. de Belastingdienst, gemeenten)

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) gevestigd. In dat geval zorgen wij dat er passende waarborgen zijn genomen om jouw privacy te beschermen.

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van Decos. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het privacybeleid van andere websites, die via een link op onze websites bereikbaar zijn.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van social media buttons, welke jou doorgeleiden naar de betreffende social media platforms. Je krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zul je advertenties tegenkomen op jouw social mediapagina. Als je wilt weten wat de social media platforms doen met jouw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• Twitter-X (privacyverklaring)
• Instagram (privacyverklaring)
• YouTube (privacyverklaring)
• LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

• Functionele cookies: deze cookies hebben een functionele rol binnen de website. De cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert.
• Analytische cookies: deze cookies geven ons inzicht in hoe onze website wordt gebruikt. Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken.
• Marketing cookies: deze cookies maken het mogelijk om jou gepersonaliseerde advertenties te laten zien (via onze advertentiepartners).

De cookies kunnen onder andere de volgende gegevens van jou verzamelen:

• Naam
• Login informatie
• Schermweergave opties
• IP-adres
• Cookie-ID
• Website- en klikgedrag
• Referrer-URL
• Gedrag binnen de applicatie

Wanneer je onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een melding met uitleg over cookies. Hierbij zullen we, voor zover wij dat verplicht zijn, vragen om jouw akkoord voor het gebruik van cookies.

In onderstaande tabellen vind je een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

DECOS.COM / CAREERS.DECOS.COM / DOCLOGIC.NL / CENTERONE.NL

Entiteit: Diversen (First party cookies met strikt functionele doeleinden.)
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc.

Entiteit: Google Analytics, Google LLC, Verenigde Staten (Privacyverklaring)
Cookies: _ga_GCS38P39WV en _ga
Soort: Analytisch
Doel: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.

Entiteit: Hubspot, Inc., Verenigde Staten  (Privacyverklaring)
Cookies: _hstc, _hssrc, _hssc en _hubspotutk
Soort: Analytisch
Doel: De cookies worden gebruikt om bezoekers en sessies te traceren, de verkeersbron te identificeren, het aantal bezoeken en de tijd ertussen bij te houden, en als een unieke gebruikersidentificatie. Samen helpen deze cookies HubSpot bij het analyseren van gebruikersgedrag, waardoor gepersonaliseerde marketingstrategieën kunnen worden toegepast en de algehele gebruikerservaring kan worden verbeterd.

JOINSUPPORT.DECOS.COM

Entiteit: Diversen (First party cookies met strikt functionele doeleinden.)
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc.

Entiteit: Google Analytics, Google LLC, Verenigde Staten (Privacyverklaring)
Cookies: _ga_0WNKQXR4MZ, _gat_gtag_UA_42742347_7, _ga en _gid
Soort: Analytisch
Doel: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.

FIXI.NL

Entiteit: Diversen (First party cookies met strikt functionele doeleinden.)
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc.

Entiteit: Decos Software Engineering B.V.
Cookies: cookie_consent_level en cookie_consent_user_accepted
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookie wordt gebruikt om op te slaan welk soort cookies is goedgekeurd.

Entiteit: Google Analytics, Google LLC, Verenigde Staten (Privacyverklaring)
Cookies: _ga_Q0EGD4LV2T, _ga, _gid en _gat
Soort: Analytisch
Doel: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.

Cookies: SpsAuthenticatedUser

DECOSCLOUD.COM

Entiteit: Diversen (First party cookies met strikt functionele doeleinden.)
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookies maken noodzakelijke functionaliteiten van de website mogelijk, zoals het onthouden van de gekozen taal en of er toestemming is gegeven voor cookies, het tonen van de cookiebanner etc.

Entiteit: Google Analytics, Google LLC, Verenigde Staten (Privacyverklaring)
Cookies: _ga_PTJQ9DNP3L en _ga
Soort: Analytisch
Doel: Deze cookies worden geplaatst om inzicht te verkrijgen in het gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikerservaring te verbeteren.

Entiteit: Microsoft Corporation, Verenigde Staten (Privacyverklaring)
Cookies: .AspNetCore.Culture en .AspNetCore.Antiforgery
Soort: Functioneel
Doel: Deze cookie wordt gebruikt om informatie over de voorkeurstaal (culture) van de gebruiker op te slaan. De tweede cookie helpt de applicatie te beveiligen tegen bepaalde vormen van aanvallen die gericht zijn op het misbruiken van de identiteit van ingelogde gebruikers.

IN- EN UITSCHAKELEN VAN COOKIES

In jouw webbrowser kun je instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer je hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van jouw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

VERWIJDEREN VAN COOKIES

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van jouw browser. Hieronder vind je per browser een link naar de website van de aanbieder waar stapsgewijs wordt omschreven hoe je cookies kan blokkeren of verwijderen.

• Google Chrome
• Firefox
• Edge
• Safari

Hoe worden jouw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Welke privacyrechten heb je?

• Recht op inzage : je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie : je hebt het recht de persoonsgegevens die wij van jou verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar : je kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering : je kunt ons verzoeken jouw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om jouw toestemming in te trekken : indien je ons toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kun je deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens : indien het technisch mogelijk is, heb je het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking : in sommige gevallen kun je ons verzoeken om het verwerken van jouw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Bij jouw verzoek kunnen wij je vragen om je te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat jij de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen een maand aan jouw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij jou daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien je één van je rechten wilt uitoefenen, dan kun je dat kenbaar maken via security@decos.com.

Wijzigingen in de privacy- en cookieverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als je vragen hebt, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van jouw persoonsgegevens, dan kun je een e-mail sturen naar security@decos.com. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met jou. Als je vindt dat wij jou niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens .

Contactgegevens

Decos Software Engineering B.V.
Huygensstraat 30
2201 DK  Noordwijk

E-mailadres: security@decos.com
Telefoon: 088 3326700
KvK-nummer: 28054540